Un administrador de fincas desempeña un papel crucial en la gestión de las comunidades de vecinos. Su experiencia y conocimientos ayudan a los propietarios a mantener el buen estado de su propiedad inmobiliaria y a disfrutar de un entorno seguro y eficiente. A continuación te detallamos 50 tareas que lleva a cabo habitualmente un administrador de fincas.
Informar a los vecinos sobre temas de interés de la comunidad
- Redactar y enviar la convocatoria y acta de una Junta, reunión o votación online.
- Redactar y enviar una circular para notificar asuntos de interés de los vecinos.
- Responder a WhatsApps de vecinos durante el día, tarde o…noche, incluidos fines de
semana y festivos. - Responder a un propietario o presidente sobre un gasto, pago o factura.
- Enviar por correo postal circulares para colgarlas en las zonas comunes.
- Servir como punto de contacto principal (a través del teléfono, correo electrónico o App
de la comunidad), para facilitar cualquier información o documentación que necesite el propietario.
Gestión documental
- Organizar y subir a la App de la Comunidad toda la documentación de la comunidad: presupuestos, contratos, escrituras, informes,etc.
- Actualizar los datos de contacto o domiciliación bancaria de un propietario, cuotas, etc.
- Enviar las claves de la App/web de la comunidad a un vecino(s)
Organizar y dirigir reuniones
- Asistir a una Junta o reunión por la mañana o por la tarde.
- Asistir a una reunión informal de vecinos en la comunidad.
- Atender presencialmente, por teléfono o Teams a un vecino o Presidente que tiene un
problema en la Comunidad.
Administrar los fondos de la comunidad
- Llevar la contabilidad de los ingresos y gastos de la comunidad.
- Hacer una transferencia bancaria para pagar una factura, nomina o suplido.
- Enviar la remesa al banco para el cobro regular de las cuotas o derramas de la comunidad.
- Analizar un cierre, factura o presupuesto.
- Revisar el listado de morosos de una comunidad.
- Girar un recibo pendiente a un propietario.
- Hacer una auditoría anual de los gastos de una comunidad nueva.
- Hacer una auditoría de los precios de los suministros eléctricos o gas dentro del programa
de eficiencia energética de la comunidad.
Ayudar a resolver disputas o conflictos entre los propietarios y reclamar a vecinos, el cumplimiento de sus obligaciones con la comunidad
21. Reclamar a un vecino que debe una cuota o derrama el abono de su deuda.
22. Reclamar a un vecino el cese de alguna actividad prohibida (ej. uso de su vivienda como piso turístico)
23. Reclamar a un vecino paralizacion de una obra ilegal (ej. cierre terraza.
Temas legales
- Reclamar a una promotora la reparación de deficiencias en las zonas comunes tras la entrega de las viviendas.
- Gestionar con el banco el cambio de firmas autorizadas y claves tras la renovación de cargos en una Junta.
- Gestionar el cambio o rescisión de los servicios de un proveedor de la comunidad.
- Enviar un burofax de no renovación tácita a un proveedor o seguro.
- Solicitar una nota simple.
- Estudiar y contestar sobre una duda legal sobre la LPH, normativa laboral, etc.
- Revisar o redactar un contrato de servicio de un proveedor.
- Asegurarse de que la comunidad cumpla con todas las normativas y requisitos legales en
relación con la comunidad. - Actuar como representante legal de la comunidad en caso de procedimientos judiciales o
trámites legales.
Coordinar el mantenimiento regular del edificio y gestionar las reparaciones necesarias
- Dar de alta una incidencia (ticket) comunicada por un vecino en el CRM del despacho.
- Dar aviso a un proveedor para la resolución de una incidencia con un servicio o suministro
de la comunidad. - Gestionar un aviso de un siniestro con el seguro comunitario ocurrido en una vivienda o
zona común de la comunidad. - Atender una llamada de un vecino por una queja sobre un servicio de la comunidad.
- Enviar un email o llamar a un proveedor para que remita urgente un presupuesto de una
obra o reparación. - Solicitar al banco la devolución de un recibo de un proveedor girado incorrectamente.
Negociar contratos con proveedores de servicios y supervisar su cumplimiento
- Negociar con un proveedor un descuento o cambio de condiciones de su contrato.
- Realizar una comparativa de presupuestos del servicio de conserjería, limpieza o piscina
para conseguir mejores condiciones para la comunidad. - Supervisar las obras o reparaciones en el edificio, garantizando que se realicen
correctamente y sin causar molestias innecesarias.
Lanzar votaciones online
42. Redactar y lanzar una votación online sobre un tema de interés en la comunidad para que los vecinos decidan (ej. color de un toldo o fecha de apertura de la piscina)
Reclamar al Ayuntamiento ayuda sobre temas que le preocupan a la comunidad
- Solicitar al ayuntamiento licencia para hacer alguna obra en las zonas comunes de la comunidad.
- Solicitar una subvención al Ayuntamiento.
Gestión del personal de la Comunidad
- Supervisar su contratación, horarios y desempeño.
- Confeccionar las nóminas.
- Gestionar el pago de nóminas, seguridad social e impuestos.
Hacer pedidos en Amazon o plataformas de e-commerce y gestionar App para la automatización de procesos de reservas de pistas de Padel, salas comunes y control de accesos, empleados y labores de mantenimiento
- Comprar en Amazon material o suministros de limpieza, electricidad, etc en nombre de la comunidad.
- Gestionar la App para la automatización de los servicios de reservas de pistas de padel, piscinas o salas comunes.
- Gestionar la App para el control de seguridad, labores de mantenimiento y fichaje empleados a través de aplicaciones informáticas.