El coste de contar con un Administrador de Fincas Colegiado supone un desembolso importante que deben afrontar las comunidades de vecinos. Sin embargo es un dinero que se recupera con creces si el Administrador de Fincas realiza sus tareas con profesionalidad.
Por eso, te proponemos este test con 7 preguntas con el que podrás averiguar si en tu comunidad de vecinos contáis con un buen administrador de fincas:
1. ¿Es un Administrador de Fincas Colegiado?
Un gran número de administradores de fincas no están colegiados, por lo que es un primer filtro a la hora de saber si está gestionando correctamente o no la comunidad, y saber si estamos en buenas manos. Existe actualmente un gran número de ex-empleados de banca e inmobiliarias que empezaron a ejercer la función de administrador de fincas, a raíz de la aprobación de la Ley 17/2009, de 23 de noviembre, denominada “Ley ómnibus”, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio, que les permitió obviamente ejercer legalmente como Administradores de Fincas pero sin la garantía de calidad que da un Colegio Profesional.
¿A quién puede reclamar entonces una comunidad por un servicio mal prestado cuando el “profesional” que hemos elegido no está colegiado? La respuesta es “a nadie”.
Por ejemplo, el Colegio de Administradores de Fincas de Madrid garantiza la actuación de sus colegiados con dos clases de seguros:
a) Fianza Colegial: de hasta 30.000,00 € por colegiado, para el caso poco probable, de desajustes o pérdidas en la gestión económica de sus profesionales.
b) Responsabilidad Civil: de 1.200.000,00 € para el caso de responsabilidades de tipo civil que pudiera ocasionar o imputar los tribunales de justicia por la actuación o dejación del administrador colegiado.
Además, un Colegio Profesional como el de Madrid, defiende y exige el cumplimiento y aplicación de la ética de sus colegiados en el cumplimiento de sus funciones:
• Defensa Profesional: Para evitar posibles arbitrariedades por parte de los propietarios y en defensa del honor, prestigio profesional e intereses de sus colegiados.
• Mediación y Arbitraje: Intentando evitar demoras y costes económicos innecesarios que acarrearía un litigio ante los tribunales de justicia, posibilitando acuerdos entre las partes para una mejor resolución del posible contencioso.
• Tribunales de Justicia: Sin perjuicio de las actuaciones anteriormente mencionadas, el Colegio de Administradores de Fincas no renuncia a la utilización de los tribunales ordinarios de justicia para la defensa de la profesión o los intereses de sus colegiados, así como los propietarios la utilicen en defensa de sus intereses o derechos constitucionales.
• Disciplina Colegial: Aplicando el Reglamento de Disciplina, sancionando si fuera necesario, las actuaciones arbitrarias de sus colegiados.
2. ¿Es un Administrador de Fincas que trabaja solo o tiene un equipo detrás?
La gestión de una comunidad necesita de profesionales de diferentes disciplinas para solucionar los problemas que les plantean los vecinos en el día a día, pues ningún Administrador de Fincas puede saber en profundidad de todo, especialmente contables, abogados y arquitectos. Bien porque cuenta con ellos en el propio despacho, bien porque sean colaboradores a los que recurre de forma habitual o bien porque recurra a los servicios de asesoría que prestan los Colegios Profesionales.
Un buen equipo es fundamental para llevar a cabo mantenimiento anual y mensual de las instalaciones del Edificio. Si nadie lleva a cabo el mantenimiento preventivo de las instalaciones ¿cuánto tendrás que pagar después por una avería de las mismas?
3. ¿Tu Administrador de Fincas lleva las cuentas al día?
Un buen Administrador de Fincas administra los fondos destinados a la administración de la finca a través de una cuenta bancaria independiente a nombre de la Comunidad, lleva las cuentas al día y de forma transparente. Presenta cierres económicos periódicos, presupuestos y/o liquidaciones anuales para informar a los vecinos ya sea por email, a través de la web y lo que viene siendo más habitual, a través de una App propia en el Apple Store o Android Market.
Si no tienes acceso a los cierres mensuales de tu Comunidad y además tu Comunidad no cuenta con una cuenta corriente abierta a su nombre, es un síntoma absoluto de falta de transparencia.
4. ¿Tu Administrador de Fincas es rápido en la gestión de las reparaciones?
Una comunidad necesita contar con un administrador de fincas que sea cada día más rápido en la gestión de las incidencias relacionadas con el mantenimiento de la finca, pues lamentablemente hay muchas reparaciones o problemas de las comunidades que no pueden esperar: una fuga de agua de una zona común, un robo en una vivienda, un requerimiento del Ayuntamiento, una reparación de la caldera en invierno o de la piscina en verano, etc.
5. ¿Tu Administrador de Fincas te cobra un precio justo?
Muchos administradores de fincas cobran por debajo del precio de mercado. Esto sería ideal si todo fuera bien después. Pero en la mayoría de los casos se empieza a detectar pronto los problemas de su gestión que hacen que su propuesta no sea tan beneficiosa como parecía, empiezan a demorarse en la respuesta a tus emails o ya ni siquiera te devuelven las llamadas.
Cuidado con los posibles chollos, nadie regala duros a cuatro pesetas.
Un precio justo es aquel profesional que cobra entre 5-7€ por vecino y mes (dependiendo de las zonas de Madrid) y es un gasto que la Comunidad puede recuperar con creces, a través de su Administrador, de las siguientes maneras:
• Reduciendo el gasto de la comunidad, negociando las tarifas con los proveedores existentes en el mercado: una gestión profesional de la red de proveedores puede suponer un ahorro de hasta un 15% en los gastos de la comunidad
• Consiguiendo financiación y/o subvenciones para hacer frente a obras de remodelación o eficiencia energética.
• Generando ingresos extra para la comunidad: proponiendo nuevas formas de obtener dinero para hacer frente a gastos imprevistos, por ejemplo, a través de anuncios publicitarios en las fachadas que necesitan una remodelación.
• Gestionando el pago de las deudas de vecinos morosos: informa a la comunidad de los propietarios que no abonan la cuota y reclama el pago de la deuda a través de un equipo especializado de abogados y procuradores.
6. ¿Tu Administrador de Fincas es dialogante y mediador?
Todos sabemos lo que es una Comunidad de Vecinos, con las rencillas y las discusiones típicas entre vecinos. De ahí que en ocasiones el Administrador de Fincas deba ser el perfecto mediador para intentar resolver estos conflictos entre vecinos.
Si el Administrador tiene don de gentes y sabe manejar la diplomacia con tacto, la comunidad tiene medio camino recorrido para asegurarse la resolución de problemas entre vecinos en reuniones y en el día a día de la vida de la misma.
7. ¿Tu Administrador de Fincas forma parte de la revolución de las comunidades 3.0?
Aplicaciones móviles de nuestro banco, hacer la compra, pedir un taxi, ir de tiendas, pagar, vender, ver qué tiempo va a hacer… Ahora mismo, en tu móvil, puedes disponer de aplicaciones para todo y para todos, y también para gestionar una comunidad de propietarios.
Hoy en día, una buena empresa de Administración de Fincas debe ofrecer a sus clientes la posibilidad de realizar distintas gestiones online: consultar el estado de las cuentas, de recibos, cambios de domiciliación, e incluso automatizar el pago de la cuota de la comunidad.
En comunidades grandes, en las que cuentan con espacios comunes como gimnasios, pistas de pádel, tenis…, estas apps pueden facilitar la reserva de estas instalaciones. A golpe de clic, los vecinos pueden ver las horas y días disponibles y tramitar la reserva de forma fácil y rápida.
Otro de los cambios que se ha producido en las comunidades de propietarios, gracias a los avances tecnológicos, ha sido la digitalización de la correspondencia. Ahora, los vecinos tienen la posibilidad de facilitar a su administrador de fincas una dirección de correo electrónico para recibir por email todas las comunicaciones. De esta manera, además de preservar el medio ambiente, se reducen los costes al eliminar el papel, los sobres y los sellos.
Más allá de los trámites online, las comunidades 3.0 también pueden ver mejorados sus sistemas de seguridad gracias a las nuevas tecnologías. Desde sistemas inteligentes de control de acceso a través de dispositivos biométricos, lo que terminaría con el uso de las llaves para acceder a la finca o garaje, hasta cámaras de vigilancia con circuitos internos. Todo ello con el objetivo de hacer de la comunidad un lugar más seguro para sus vecinos.
Por ahora, lo que no va a desaparecer, al menos de forma inmediata, son las reuniones presenciales de vecinos aunque el Gobierno ya ha admitido, a través del Real Decreto-ley 8/2021, del pasado 4 de mayo, la posibilidad de realizar reuniones por videoconferencia e incluso, votaciones telemáticas sin necesidad de Junta. Todo esto requerirá un Administrador de Fincas que cuenten con una serie de hardware y software que le permita gestionar juntas online y llevar a cabo votaciones telemáticas.
Además, un Administrador de Fincas deberá disponer de una buena página web. Pero no las típicas páginas web donde se dice lo maravillosa que es la Administración de Fincas, pero que no interactúan con el cliente: no informan de la evolución de las leyes, no se facilita la legislación al cliente para que pueda leerla, no se analiza la jurisprudencia, no se genera un blog donde se expongan artículos del propio administrador, colaboradores y se permita a los clientes contestar y dar su propia opinión. En definitiva, no acercan la realidad al cliente, ni permite al cliente interactuar con la administración.
Pero una buena página web no acaba aquí. Un buen Administrador de Fincas debe facilitar una página web que contenga un despacho virtual. Los clientes de ahora demandan un despacho donde no haga falta ir personalmente al mismo. Quieren un acceso al despacho y que toda la documentación referente a su comunidad de propietarios se encuentre accesible vía internet.
Si has respondido “SÍ” a 5 ó más preguntas, quédate con tu Administrador de Fincas actual, ¡está haciendo un buen trabajo!. Si has respondido “NO” a 3 ó más preguntas: no pierdas más tiempo y dinero y cambia de administrador. ¡Hay muy buenos profesionales en el mercado!