Lo primero que debes saber para organizar una junta de vecinos online
Antes de nada debes saber que una junta de vecinos que se celebra íntegramente por videoconferencia, tal y como realizamos en el ámbito familiar cuando nos conectamos por Zoom, Teams o Google Meet, es completamente ilegal. Para que una junta de vecinos online sea legal es necesario llevar a cabo una serie de cambios tanto en la convocatoria, como en el registro de la asistencia, la celebración y la votación de los puntos del Orden del día de la Junta.
Como consecuencia de la entrada en vigor el 25 de octubre de 2020 del Real Decreto 926/2020, publicado en el BOE del mismo día, por el cual se declara el estado de Alarma, quedaron restringidas las reuniones de personas tanto en espacios públicos como privados. Muchas comunidades de propietarios, desde entonces, se han planteado la posibilidad de celebrar juntas de vecinos virtuales, online o telemáticas, como alternativa a las juntas presenciales tradicionales, ante la necesidad de tomar decisiones importantes para la gestión de la Comunidad pero compatibles con el cumplimiento de las normas sanitarias de distanciamiento social.
Otras comunidades, ante esta situación, han decidido no celebrar Juntas de Propietarios, prorrogando los presupuestos, cierre de cuentas, etc hasta que no exista peligro para la integridad de los propietarios, exponiendo que la salud de las personas está por encima del cumplimiento de otros deberes, cómo serían los comunitarios. Se han delegado así las decisiones más importantes a la Junta de Gobierno, que de esta manera sigue tomando decisiones en nombre de la Comunidad o dejando éstas en stand by hasta que se permitan celebrar Juntas de Propietarios. Esta situación no está exenta de controversia, pues muchos vecinos se quejan de que la Junta de Gobierno está tomando decisiones que se deberían aprobar en una junta de vecinos.
La tecnología permite hoy celebrar juntas de vecinos online
A fecha de hoy, la posibilidad técnica de realizar juntas 100% telemáticas es total. Pero lo cierto es que, a pesar de la insistencia del Colegio de Administradores de Fincas de Madrid y de los colegios del resto de España, el Ministerio de Justicia sigue sin reflejarlo en la vigente Ley de Propiedad.
Por otra parte, las principales empresas de software profesional para administradores de fincas – Pragma Informática y Gesfincas, entre los principales – han desarrollado ya herramientas que permiten realizar no solamente reuniones virtuales, sino también delegar el voto y votar (a favor, en contra o abstención) todos los puntos del orden del día que sean objeto de votación. Este avance incrementa de manera exponencial la participación de los vecinos en las decisiones importantes de la Comunidad.
Por lo tanto, si la tecnología ya está desarrollada, sólo se trata de adaptar la convocatoria, la asistencia, la celebración y la votación de los puntos del Orden del día de la Junta a las condiciones que exige la Ley. De esa forma existirá una base legal sólida y podremos tener un acta con unos acuerdos que se hayan adoptado legalmente.
5 requisitos para celebrar una Junta de Vecinos online
1. Antes de enviar la convocatoria de la reunión asegúrate de que cuentas con estas herramientas tecnológicas.
Para poder celebrar una junta de vecinos online necesitarás disponer de 3 herramientas tecnológicas:
- Una aplicación de videoconferencia, tales como Zoom, Teams, Google Meet o Webex Meet, muchas de las cuales ofrecen planes gratuitos.
- Una app o web para permitir que los vecinos deleguen su asistencia y puedan votar antes de la reunión (lo que se denomina pre-votaciones) y durante la Junta telemáticamente. Aquí está el quid de la cuestión de una junta online: conseguir doblar el porcentaje de vecinos que votan en una Junta para conseguir adoptar acuerdos incontestables basados en los votos de una mayoría muy amplia de la comunidad. Este tipo de software no está tan extendido como el anterior y suele ser de pago. En versiones de pago, está la aplicación Adminet 24h para profesionales del sector de administración de fincas (www.pragma.es), otras como Sufragium, una app basada en la participación a través del móvil y dirigida a empresas e instituciones públicas. Gracias a una metodología y tecnología propias incrementa en más del 70% la participación en procesos de decisión colectiva, obteniendo información segmentada y relevante en tiempo real que ayuda a la adopción de decisiones fundamentadas. En versión gratuita está la web Supervecina, una empresa que ofrece servicios a las comunidades de propietarios, y que permite el voto online de una manera fácil y ágil.
- Conexión mínima 4G en el lugar de la reunión para poder conectar de manera sincrónica a todos los asistentes por vía telemática.
2. En la convocatoria debe figurar una dirección física como lugar de la reunión
En la convocatoria que se envíe a los vecinos con el enlace de la videoconferencia y/o app para delegar la asistencia y/o el voto, debe figurar una dirección física como lugar de la reunión.
Según establece la vigente Ley de Propiedad Horizontal, tan sólo cabe la posibilidad de reunirse presencialmente. En su artículo 15.1 se establece que: “La asistencia a la junta de propietarios será personal o por representación legal o voluntaria” y el 16.2, puede leerse que: ”La convocatoria de las juntas la realizará el Presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión, con indicación de los asuntos a tratar, el lugar, día y hora en que se celebrará”.
Por lo tanto, en la convocatoria de la Junta, a pesar de que se envíe un enlace a la reunión vía Zoom, Teams, Google Meet, Webex Meet, etc, tanto el Presidente como el Secretario-Administrador deberán acudir presencialmente al lugar de la junta. Sin embargo, el resto de vecinos pueden votar y participar conectados de manera sincrónica a través de cualquiera de las aplicaciones anteriormente citadas.
Teniendo en cuenta los citados preceptos, tanto doctrinal como judicialmente, las juntas de propietarios, que en algunas comunidades se están tratando de celebrar de forma 100% virtual, no pueden ser consideradas como válidas y sus acuerdos podrán ser objeto de impugnación, con la correspondiente pérdida de tiempo y esfuerzo que supone tener que repetir la reunión.
Las razones de esta impugnación son básicamente dos. Primero, por el terreno alegal en el que se moverían. Es decir, si no están autorizadas y la Ley de Propiedad Horizontal hace referencia tan sólo a juntas presenciales, las juntas online deben ser consideradas contrarias a la Ley. Y segundo, las juntas online podrían vulnerar el derecho fundamental de igualdad de todos los españoles, al permitir su intervención tan sólo a aquellas personas que gozaran de medios para ello, negando su participación a todos los vecinos que, por las razones que fueran, carecieran de medios telemáticos para participar en las mismas.
En Cataluña, el Código Civil de Cataluña, en el artículo 553. 22.1, modificado por la Ley 5/2015 de 13 de marzo, ya recoge la celebración de lo que podríamos denominar juntas virtuales mixtas, permitiendo que los estatutos establezcan que pueda asistirse a la junta mediante videoconferencia o por otros medios telemáticos de comunicación sincrónica similares.
Por tanto, debemos convocar la Junta en un lugar de reunión físico, pero permitiendo que los vecinos se conecten telemáticamente, de ahí su caracter virtual mixto.
Esta es la solución que previsiblemente se adoptará cuando se modifique la vigente Ley de Propiedad Horizontal.
3. Ofrece a todos los vecinos la posibilidad de votar telemáticamente
Ofrece a todos los vecinos una vía para poder delegar su asistencia, y lo que es más importante, la posibilidad de votar telemáticamente en cada uno de los puntos objeto de aprobación. Para que los votos online de los propietarios que se conectan telemáticamente tengan validez legal, deben delegar su asistencia al Presidente o Administrador, que estarán físicamente en la Junta. Asimismo, deberán incluir la orientación de su voto, que ya habrán determinado a través de la aplicación móvil o en la misma hoja de delegación de asistencia. De esa forma el Presidente y el Administrador únicamente serán testaferros de lo que habrá votado el propietario telemáticamente.
Lo mejor en estos casos es utilizar una app que automatice el proceso. Un ejemplo sería la app Adminet 24 h:
Acceso a la convocatoria
a) Cuando se envía la convocatoria por correo ordinario y/o email, el propietario recibe también la notificación de la misma en su ventana de avisos de la app.
b) Pulsando sobre el aviso, se accede al contenido de la convocatoria en la propia App. Los puntos del orden del día que admiten votación se muestran en color naranja. Pulsando sobre la imagen que acompaña esa línea, puede emitir su voto.
b) Delegación de voto al Presidente o Administrador, con votación previa a la reunión
Una vez abierta la convocatoria, el propietario puede emitir su voto online antes de la reunión. Para que tenga validez deberá firmar la papeleta de asistencia/voto en el Presidente o Administrador.
Los votos que emite el propietario, quedan guardados hasta el día de la reunión. No obstante, puede volver a entrar en la convocatoria y cambiarlos mientras no haya comenzado la reunión.
Emitir votaciones durante la reunión
Los propietarios (tanto los que asisten presencialmente como os que lo hacen por videoconferencia) pueden acceder a la convocatoria desde sus dispositivos móviles. El aviso que anunciaba la convocatoria, ahora indica que la reunión está en curso.
Si se pulsa sobre el aviso en el dispositivo móvil, entrará en la reunión. Si el propietario ya ha votado antes de la reunión y ha delegado su asistencia/papeleta de voto al Presidente o Administrador, ya no tendrá que hacer nada más. Si el propietario no ha pre-votado, se le solicita si quiere ingresar en la reunión. Si responde Sí, se contabiliza su asistencia en la Junta.
A medida que el administrador va abriendo los distintos puntos del orden del día, se van activando en el móvil, de forma que se destaca, en negrita, el punto que se está tratando.
Pulsando sobre la imagen que acompaña esa línea, el propietario puede emitir su voto. Para validar el voto, debe hacer clic en el dibujo de la parte superior derecha de la ventana.
Por tanto, cualquier vecino podrá seguir la reunión por videoconferencia y dejar su voto establecido antes o durante la reunión. Pero para que el voto tenga validez, el vecino debe delegar su asistencia – no la orientación de su voto, que ya la habrá manifestado a través de la aplicación – en el Presidente o Secretario-Administrador. Estos últimos, lo único que tendrán que hacer es dejar constancia en el acta de tal delegación y orientación de voto. Cualquier vecino, también podría delegar en otra persona que no tuviera más remedio que acudir presencialmente. Sería el caso, por ejemplo, de las personas que no tuvieran conexión WIFI en su domicilio. Sin duda lo más cómodo y ágil es delegar la asistencia a la persona que actúe como Secretario o Administrador.
Si hay una limitación de asistentes por la COVID-19, se deberá siempre respetar el máximo que autoriza cada comunidad autónoma y especificar tal limitación en la convocatoria, para que todos los vecinos deleguen su asistencia y orientación del voto.
4. Asegúrate de que todos los vecinos que han participado telemáticamente te han enviado la papeleta de delegación de asistencia/voto.
Asegúrate de que todos los vecinos que han votado a través de la App o por correo electrónico, te han enviado la delegación de su asistencia. El vecino que haya ejercido su voto deberá enviar al Administrador la hoja de delegación de asistencia/voto, aunque este proceso ya lo hayan automatizado algunas aplicaciones como hemos visto en la citada Adminet 24H o, por ejemplo, Vidsigner, que envía un email automático a la persona que delega su asistencia, que deberá firmar con el dedo si es en su móvil o con el ratón si es en un ordenador. De esa forma, para que automáticamente la delegación de voto le llegue al Administrador de la finca sólo tendrá que imprimirla y llevarla a la junta de propietarios con el resto de las delegaciones del resto de vecinos.
5. El acta de la reunión deberá recoger todos los asistentes
El acta de la reunión deberá recoger los nombres de los asistentes ya sea presenciales o vía telemática, detallando todos aquellos que han delegado su asistencia en el Presidente, Administrador u otro propietario que estuviera presente en la reunión.