Juan y Fran se reunieron después de 6 meses con Juan. Pasado ese tiempo, Juan volvió a realizar el test para conocer en qué punto del proceso de digitalización se encontraba su despacho, puntuando de nuevo de 0 a 10 (siendo 10 la máxima puntuación) en qué situación se encontraba su empresa en base a tres indicadores principales:
a) La presencia digital del despacho de administración de fincas
b) El uso de herramientas digitales
c) La captación de nuevos clientes a través de medios online
El resultado fue que Juan había subido de una puntuación media de 3 a una de 5 (7 para el indicador a, 6 para el b y 2 para el c) tras aplicar en su despacho los primeros 5 mandamientos. Bueno, Juan, parece que te has tomado en serio los primeros 5 mandamientos. Ahora viene lo más difícil, aplicar los 5 restantes:
Mandamiento Nº 6: empezarás a realizar marketing digital
Hay dos 2 áreas de digitalización, una interna y otra externa. La primera se refiere principalmente a los cambios organizativos internos y de gestión de tu despacho que hemos visto en los primeros 5 mandamientos, mientras que la externa corresponde al proceso de interacción digital con tus clientes actuales y potenciales.
Para llevar a cabo una digitalización externa, le comentaron Juan y Fran, necesitas desarrollar contenidos relevantes y personalizados para interaccionar tanto con tus clientes actuales como potenciales. Los más comunes son: ebooks, boletines, podcasts, vídeos o webinars a través de la web, tablet, móvil o de redes sociales como Facebook o LinkedIn.
El 91% de los despachos de administraciones de fincas sigue captando clientes a través del boca a boca. Si bien es cierto que funciona, hoy en día existen otras formas de atraer clientes y fidelizarlos. Hablamos, por ejemplo, de las campañas en medios digitales que tan solo utilizan el 20% de los administradores de fincas. Los clientes no son tan tradicionales como piensan los administradores de fincas ¿Cuántas veces se habrá escuchado, en boca de un administrador de fincas, la excusa de que sus clientes no son digitales y no quieren utilizar tecnologías? Tal y como demuestran las encuestas, esto no es cierto. Mientras que el 75% de los administradores de fincas dicen que sus clientes son muy tradicionales, ninguno de los clientes encuestados ha respondido que prefiera seguir trabajando de forma tradicional. Al contrario, al 80% le gustaría conectar con su administradores de fincas a través del uso de nuevas tecnologías.
Mandamiento Nº 7: celebrarás ya reuniones y votaciones on line.
Las juntas de vecinos online han venido para quedarse. Una de las principales razones por las cuales muchos propietarios no suelen acudir a las juntas de vecinos es por la falta de tiempo. Los compromisos profesionales y familiares dificultan a muchas personas la asistencia a las reuniones que deben celebrar sus comunidades de vecinos. Gracias a la aparición de nuevos lenguajes virtuales como el metaverso, anunciado a los cuatro vientos por Facebook, este problema puede llegar a su fin.
El metaverso amplía el mundo físico aprovechando la tecnología digital. Este espacio virtual es semejante al entorno que producen los videojuegos por sus elementos y estética, pero más allá del entretenimiento, también sirve para llevar a cabo muchas dinámicas sociales del día a día. Para acceder a esta experiencia virtual, los usuarios deben crear un avatar o una especie de personaje virtual con características personalizadas como el color de cabello, edad, sexo y ropa y utilizar gafas de realidad aumentada, que son los dispositivos responsables de sumergir al usuario en un nuevo universo virtual.
Juan, no queremos desanimarte ni que cometas ninguna locura lanzándote de cabeza al metaverso, tecnología imparable, pero todavía en fase de aplicación a las reuniones de vecinos, pero si que empieces a tomar las medidas necesarias para poder celebrar juntas o votaciones en base a 3 herramientas tecnológicas:
- Una aplicación de videoconferencia, como Zoom, Teams, Google Meet o Webex Meet, muchas de las cuales ofrecen planes gratuitos.
- Una app o web para permitir que los vecinos deleguen su asistencia y puedan votar antes de la reunión (lo que se denomina pre-votaciones) y durante la Junta telemáticamente. Aquí está el quid de la cuestión de una junta online: conseguir doblar el porcentaje de vecinos que votan en una Junta para conseguir adoptar acuerdos incontestables basados en los votos de una mayoría muy amplia de la comunidad. Este tipo de software no está tan extendido como el anterior y suele ser de pago. En versiones de pago, está la aplicación Adminet 24h para profesionales del sector de administración de fincas (www.pragma.es), otras como Sufragium, una app basada en la participación a través del móvil y dirigida a empresas e instituciones públicas.
- Conexión mínima 4G en el lugar de la reunión para poder conectar de manera sincrónica a todos los asistentes por vía telemática.
Mandamiento Nº8: acelerarás el flujo digital de tus documentos de trabajo
Juan, lo sabemos, le dijeron Jose y Fran, estos mandamientos cada vez son más difíciles de poner en marcha, pero también los beneficios que obtendrás serán cada vez mayores. Con la última tecnología OCR basada en la IA, aplicaciones como ABBYY simplifican la digitalización, recuperación, edición, protección, el uso compartido y la colaboración en cualquier tipo de documento (pdf, word, excell, etc) en diferentes flujos de trabajo entre el equipo del despacho y los vecinos mediante:
- La creación de formularios en PDF que se puedan rellenar digitalmente los vecinos para introducir sus datos de contacto, domiciliación bancaria, formatos SEPA, votaciones, delegaciones de voto, etc de manera digital.
- Facilitar la revisión y aprobación del Presidente de la Comunidad del documento que contiene el acta de la última junta de propietarios de manera digital.
- El escaneo de las facturas de proveedores y la automatización del proceso de grabación de los importes de la base imponible e IVA en el sistema de contabilidad, con el ahorro notable de horas de grabación manual de los asientos contables.
- Convertir documentos de gran tamaño en pdf en word, excel o viceversa para ahorrar tiempo de introducción o extracción manual de datos, párrafos o textos íntegros.
- Proteger y firmar todos los contratos con proveedores digitalmente, con herramientas como Docusign o Signature.
Mandamiento Nº9: centralizarás el correo electrónico de todo tu despacho
Sin duda hoy la comunicación multicanal es cada vez más relevante, pudiendo recibir comunicaciones de nuestros clientes por vías muy diversas (teléfono, email, web, whatsapp, etc). No es sencillo centralizarlas, incluso cuando se utiliza un correo general para toda el despacho de administración de fincas.
De todos ellos, el correo electrónico es el medio de comunicación más utilizado en el ámbito de las administraciones de fincas, especialmente porque sirve como prueba del envío o recepción de documentos o comunicados importantes.
Para no caer en la rutina de que cada empleado utilice su correo electrónico como una agenda de tareas a realizar, el software del despacho profesional debe ser capaz no sólo de recibir y enviar email, sino también de archivarlos automáticamente asociados a los expedientes de trabajo y poder incorporar datos recibidos a través de otras plataformas (web, móvil, WhatsApp o teléfono) de forma que cualquier empleado de la administración de fincas pueda ver los emails que se han cruzado entre el despacho y los clientes de manera rápida y clasificada por expediente o tarea.
Además de los canales de información más habituales como el teléfono, el ya citado correo electrónico o el más informal WhatsApp, debemos pensar en la necesidad de certificar nuestros mensajes. Existen multitud de opciones que garantizan el envío de burofaxes online, correos, email y SMS certificados con la validez legal necesaria, pero lo importante es que esté integrado dentro del mismo software del despacho.
Mandamiento Nº10: analizarás continuamente los datos de tu negocio para mejorar tu estrategia de digitalización
La toma de decisiones basada en datos ayudar a mejorar la estrategia. La digitalización del despacho debe estar basada en la mejora del negocio. No se trata de optimizar la forma de trabajar, sino del aumento de la rentabilidad del mismo.
Para aumentar la rentabilidad del despacho debemos pasar por el conocimiento exhaustivo de la actividad y sus resultados, mediante la creación de un cuadro de mando integral con los datos claves de personal, facturación, clientes, horas destinadas por expediente, etc. Contar con herramientas tecnológicas adecuadas y especializadas nos permite conocer y analizar nuestros resultados, el estado del negocio y los recursos utilizados para cada cliente.
Añadido a las mediciones e informes más habituales en los despachos de administración de fincas (masa salarial empleados, facturación mensual, beneficio anual antes de impuestos, etc) es conveniente disponer de la posibilidad desarrollar informes personalizados con los datos que queramos analizar en cada momento. Porque solo conociendo los datos exactos de nuestro negocio podremos mejorar nuestra estrategia.