El proceso de entrega de la documentación de la comunidad de propietarios por parte del administrador de fincas saliente al entrante es un procedimiento importante. Debe realizarse de manera cuidadosa y ordenada para asegurar una transición fluida.
A continuación, detallamos los pasos que generalmente se deben seguir en este proceso:
1. Convocatoria de Junta de Propietarios:
Se debe convocar una reunión de la junta de propietarios. La convocatoria debe ser realizada con antelación y cumplir con los requisitos establecidos en los estatutos de la comunidad o en la ley aplicable.
2. Inclusión en el Orden del Día:
El cambio de administrador debe estar incluido en el orden del día de la reunión. Esto asegura que todos los propietarios tengan conocimiento de la propuesta y puedan prepararse para la discusión.
3. Discusión y Votación:
Durante la junta, se debe presentar la propuesta de cese del administrador actual y de nombramiento de un nuevo administrador. Los propietarios deben discutir la propuesta y votar sobre ella.
4. Mayoría Requerida:
El cese del administrador y el nombramiento de uno requiere una mayoría simple (más de la mitad de los votos presentes).
5. Redacción y Firma del Acta:
Una vez aprobada la propuesta, se debe redactar un acta de la reunión que refleje la decisión tomada, incluyendo el cese del administrador y el nombramiento del nuevo. El acta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la junta. Es recomendable incluir también la forma de disposición de la cuenta corriente de la comunidad, la cual normalmente es mancomunada, es decir, que se necesita de la firma tanto del presidente como del administrador, para operar con la misma.
6. Notificación al Administrador saliente:
El administrador saliente debe ser notificado oficialmente de su cese. Esto suele hacerse mediante una comunicación escrita.
7. Transición y entrega de documentos:
El administrador saliente debe entregar toda la documentación y los registros necesarios al nuevo administrador para asegurar una transición suave y ordenada.
8. Revisión y preparación de la documentación:
El administrador saliente debe revisar y preparar un inventario detallado de toda la documentación que pertenece a la comunidad. Esto incluye documentos legales, financieros, contables, técnicos, y administrativos.
9. Entrega de documentación y formato de entrega:
La entrega puede ser física (en papel) o digital (en un soporte como un disco duro, USB, o a través de un sistema de gestión documental en la nube). Es recomendable que ambos formatos se usen para asegurar la preservación de la información. De acuerdo a los criterios del Colegio de Administradores de Fincas de Madrid la documentación no contable, es decir, listado de propietarios, coeficientes cuotas, presupuestos, etc. se debe entregar dentro de los 10 días naturales desde la fecha de cese y 40 días para la documentación contable. Con respecto a las facturas, se deben guardar los últimos cuatro años.
10. Documentación a entregar:
– Libros de Actas diligenciado con todas las reuniones de la junta de propietarios de la comunidad.
– Cuentas Anuales: balances, cuentas de ingresos y gastos, presupuestos, informes de auditoría, si los hubiera, de los últimos cuatro años.
– Contratos Vigentes: de servicios, mantenimiento, seguros, etc.
– Correspondencia y comunicaciones: cartas, correos electrónicos, notificaciones, etc.
– Expedientes técnicos: planos, proyectos, licencias, certificaciones, etc.
– Inventarios de propiedades y equipos: relación de bienes comunes y su estado.
– Listas de propietarios: contactos, cuota mensual, coeficiente de participación en los gastos de la comunidad y recibos pendientes si los hubieran .
– Documentación legal: estatutos, normas de la comunidad, escrituras, reglamentos, etc.
– Entrega de accesos: entrega de llaves, contraseñas y cualquier otro medio de acceso a instalaciones, cuentas bancarias, plataformas digitales, etc.
11. Acta de Recepción de documentación
Redacción de un Acta de Recepción: Se debe redactar un acta en la que se deje constancia de que el administrador saliente ha entregado toda la documentación, y el administrador entrante la ha recibido conforme. Este documento debe ser firmado por ambas partes.
Cumplir con estos pasos asegura que la transición entre administradores de fincas se realice de manera eficiente y sin perjuicio para la comunidad de propietarios.
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